O ciclo dos documentos

Abstract

A importância do papel em nossa civilização não pode ser subestimada.
Embora seja comum ouvir-se dizer que vivemos na «Era Atômica», pode-se
afirmar que esta é também a «Era do Papel». Existe, nos Estados Unidos
da América, um esporte chamado «Baseball» no qual se diz: «nada acontece
até que o pitcher atire a bola». Na administração pública, assim como na
administração particular, nada acontece até que alguém assine um pedaço
de papel. Êsse papel é essencial para operação de um órgão do govêrno
ou particular. Como declarou T. R. Schellenberg, Diretor do Arquivo
Nacional dos Estados Unidos, «o funcionamento de um govêrno depende
literalmente dos seus documentos; o govêrno não pode operar sem êles, pois
constituem a sua memória. Os documentos encerram valiosas experiências
oficiais que são necessárias para dar consistência e continuidade às providências
do govêrno, determiíiar as normas, fazer face aos problemas de processamento
do serviço e solucionar assuntos diversos. Em outras palavras,
os documentos constituem uma iiecessidade que o govêrno não pode ignorar.
Entre outras utilidades dos documentos, está o valor para pesquisa. Neste
caso, o documento serve como fonte de informação histórica do pais. Repetindo
Schellenberg, «Os documentos são um meio de transmitir a herança
cultural do passado, pois contêm as idéias e princípios sôbre os quais R'
baseiam os governos.. . são a evidência do crescimento material e intelectual.»
Além disso, os documentos identificam os cidadãos com o govêrno, constituem
prova de szua direitos cívicos e de propriedade, e definem as suac
relações com o govêrno.